Devenez opérationnel

Utiliser l’IA générative pour automatiser et sécuriser les tâches de gestion administrative et de communication professionnelle

Cette formation vise à enseigner aux participants comment utiliser l’IA générative pour automatiser et sécuriser les tâches de gestion administrative et de communication professionnelle. Les participants apprendront à identifier des cas d’usage pertinents, structurer des prompts, exploiter des assistants IA, et contrôler la qualité des contenus générés tout en respectant les réglementations RGPD et les principes d’éco-conception.

Objectifs de la formation

Identifier des cas d’usage IA pertinents dans un contexte de gestion administrative.
Identifier des cas d’usage IA pertinents dans un contexte de gestion administrative.
Structurer des prompts pour générer et itérer des contenus professionnels.
Structurer des prompts pour générer et itérer des contenus professionnels.
Exploiter un assistant IA pour organiser l’information, prioriser et planifier.
Exploiter un assistant IA pour organiser l’information, prioriser et planifier.
Contrôler, corriger, sécuriser et rendre accessibles des contenus IA en respectant RGPD & éco-conception.
Contrôler, corriger, sécuriser et rendre accessibles des contenus IA en respectant RGPD & éco-conception.
Préparer et soutenir un mémoire structuré devant un jury professionnel.
Préparer et soutenir un mémoire structuré devant un jury professionnel.

Public

Assistants administratifs et de direction
Secrétaires et gestionnaires de bureau
Office managers et coordinateurs digitaux
Chargé·e·s de communication interne/externe
Collaborateurs des services RH, formation ou qualité
Référents ou pilotes de projets numériques

Prérequis

Maîtrise opérationnelle des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Connaissances de base en environnement Windows ou macOS.
Notions élémentaires de navigation web et d’édition de contenu numérique.
Aptitude à saisir et formuler clairement des demandes écrites.
Poste ou missions comportant des activités administratives régulières.

Contenu de la formation

Introduction – Diagnostic & cas d’usage IA (C1)

Accueil, présentation du référentiel RS et des modalités d’évaluation (distribution de la grille C1-C4).
Quiz de positionnement et diagnostic des compétences.
Panorama des cas d’usage IA générative (exemples retours d’expériences).
Lancement du cahier de bord numérique (OneNote / Notion).
Atelier « Identifier les opportunités » : étude de cas et rédaction d’une fiche de cas d’usage.
Restitution en binômes et feedback croisé.
Auto-score sur la grille C1 et mise à jour du cahier de bord.

Prompting avancé & génération de contenus (C2)

Principes et bonnes pratiques du prompting (cheat-sheet fournie).
Prise en main des environnements : ChatGPT, Copilot (Word/Outlook) et Notion AI.
Atelier « Rédiger avec l’IA » : e-mail, note de service, fiche procédure (versions v1).
Session d’itération : ajustements de prompts et comparaison (journal d’itérations pour le mémoire C2).
Auto-score sur la grille C2 et mise à jour du cahier de bord.

Automatisation & planification avec assistant IA (C3)

Intégration IA dans Office 365 et Google Workspace (démonstrations de scénarios).
Automatisations : TCD, graphiques, slides générés (enregistrement de scripts).
Atelier « Copilot en action » : exercices guidés Excel/PowerPoint (fichiers .xlsx/.pptx).
Mini-workshop « Prioriser & planifier » : to-do list et calendrier générés avec Copilot/Notion.
Cas pratique libre suivi de l’auto-score sur la grille C3.

Vérification, accessibilité & éco-conception (C4)

Enjeux RGPD, AI Act, droit d’auteur et gestion des risques (biais, hallucinations).
Processus de contrôle qualité : présentation de la grille d’évaluation et relecture critique des contenus IA (checklist version 1).
Module « Accessibilité numérique & éco-conception » : contrastes, formats légers, empreinte carbone.
Atelier « Annotation critique » : correction de contenus IA (hallucinations, biais, données sensibles).
Simulation d’entretien (défense des corrections) et auto-score sur la grille C4.

Préparation au mémoire & examens blancs

Atelier « Structurer son mémoire » : plan C1 → C4, attentes, gabarit.
Coaching individuel : extraction des éléments du cahier de bord vers le mémoire.
Examens blancs : étude de cas, annotation critique, mise en situation IA, génération de planning.
Restitution collective et plan de révision personnalisé.
Évaluation de satisfaction et clôture.

Equipe pédagogique

Nos formations sont animées par des experts reconnus dans leur domaine possédant une expérience sur le terrain significative et des compétences pédagogiques reconnues.

Référent pédagogique et technique
Haciba, responsable pédagogique, est à votre disposition pour toute question relative au contenu, aux objectifs ou à l’organisation de la formation. Vous pouvez la joindre par téléphone au 01 53 90 15 20 ou par mail : esic(@)esic-online.com. Nous encourageons les apprenants à prendre contact pour toute précision ou pour discuter d’éventuels besoins spécifiques liés à leur parcours.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

Dispositions spécifiques à cette formation

Quiz de positionnement et QCM intermédiaires
Ateliers notés
Études de cas en temps limité
Annotation critique de documents générés par IA
Évaluation finale par le passage de la certification

Dispositions relatives à l’ensemble des formations

Nous mettons en place un suivi rigoureux et une évaluation complète des résultats pour garantir la qualité et l’efficacité de nos formations.

Avant la formation:
- Entretien individuel ou questionnaire de positionnement: Permet d’analyser les besoins spécifiques des participants et d’ajuster les contenus pédagogiques en conséquence.
Pendant la formation:
- Exercices pratiques et mises en situation: Ces activités sont intégrées tout au long de la formation pour valider les acquis en temps réel.
- Feuilles de présence: Chaque participant émarge une feuille de présence par demi-journée, également signée par le formateur, assurant le suivi administratif.
Après la formation:
- Questionnaire de satisfaction à chaud: Administré immédiatement après la formation pour recueillir un retour sur la qualité des contenus et de l’animation.
- Questionnaire de satisfaction à froid: Envoyé trois mois après la formation pour évaluer l’impact réel sur les pratiques professionnelles.
- Questionnaire d’auto-évaluation possible: Permet aux participants de mesurer leurs progrès à l’issue de la formation.
- Certification(optionnelle) : Passage de la certification en conditions d’examen ou via télésurveillance, selon le dispositif retenu.
- Certificat de réalisation: Remis à l’issue de la formation, attestant de la participation effective des apprenants.

Nous veillons à accompagner les participants avant, pendant et après la formation pour maximiser leur progression et mesurer les retombées concrètes dans leur environnement professionnel.

Ressources techniques et pédagogiques

Document de synthèse du référentiel de compétences.
Fiches techniques « prompting » et guides d’utilisation des assistants IA.
Grilles de contrôle et d’annotation critique.
QCM de positionnement et corrigés.

Accessibilité

Nous accordons une attention particulière à l’accueil des personnes en situation de handicap. Si vous êtes concerné(e) et souhaitez suivre cette formation, nous vous invitons à nous contacter dès que possible. Ensemble, nous étudierons vos besoins spécifiques et mettrons en place les adaptations nécessaires pour garantir votre accès à la formation dans les meilleures conditions.

Délai d'accès

L’inscription à cette formation est possible dans un délai de 2 semaines avant le début de la session. Ce délai permet de finaliser les démarches administratives, de confirmer la prise en charge éventuelle des frais de formation et d’assurer une préparation optimale des participants.

Pour toute demande spécifique ou situation particulière, nous vous invitons à nous contacter afin d’étudier ensemble les possibilités d’adaptation.

Prérequis technique

Pour suivre cette formation dans de bonnes conditions, les moyens techniques suivants sont requis :

En présentiel:
- Tableau blanc ou paperboard, et un vidéoprojecteur pour les présentations.
- Outils pour le partage de documents avec les formateurs et autres participants.
À distance:
- Un logiciel de visioconférencecompatible (Teams, Zoom ou équivalent) pour participer aux sessions en ligne.
- Possibilité de partage d’écran entre le formateur et les participants.
- Accès à une plateforme pour le partage des documents pédagogiques et supports de formation.
- Connexion internet haut débit pour garantir une expérience fluide et interactive.

Nous vous recommandons de vérifier la disponibilité et la fonctionnalité de ces moyens techniques avant le début de la formation. En cas de difficulté, n’hésitez pas à nous contacter pour trouver une solution adaptée.