FORMATION CERTIFIANTE

Produire et sécuriser des documents administratifs et de communication professionnelle avec l’IA générative

Programme de 35 heures centré sur des mises en situation et la production d’un “pack documentaire IA sécurisé” : cadrage des besoins (brief), rédaction et amélioration de documents avec l’IA, structuration et synthèse d’un corpus, contrôle avant diffusion (RGPD, conformité, accessibilité, sobriété, traçabilité) et création d’un kit réutilisable (modèles, prompts, checklists, flux) pour industrialiser la production.

Objectifs de la formation

Cadrer une production documentaire en analysant le besoin, les destinataires, le canal de diffusion, les contraintes (délais, validation) et les risques (confidentialité, données personnelles), afin de formaliser un brief et des critères d’acceptation.
Cadrer une production documentaire en analysant le besoin, les destinataires, le canal de diffusion, les contraintes (délais, validation) et les risques (confidentialité, données personnelles), afin de formaliser un brief et des critères d’acceptation.
C2 Produire et améliorer des documents administratifs et de communication professionnelle avec l’IA générative, en formulant des requêtes structurées et contextualisées et en conduisant des itérations, afin d’obtenir un livrable conforme au brief.
C2 Produire et améliorer des documents administratifs et de communication professionnelle avec l’IA générative, en formulant des requêtes structurées et contextualisées et en conduisant des itérations, afin d’obtenir un livrable conforme au brief.
C3 Structurer un corpus d’informations (mails, notes, comptes rendus, tableaux) avec l’appui de l’IA afin d’en extraire les éléments actionnables (décisions, actions, échéances, responsables) et produire des livrables opérationnels (synthèse, plan d’action, tableau de suivi).
C3 Structurer un corpus d’informations (mails, notes, comptes rendus, tableaux) avec l’appui de l’IA afin d’en extraire les éléments actionnables (décisions, actions, échéances, responsables) et produire des livrables opérationnels (synthèse, plan d’action, tableau de suivi).
Contrôler, corriger et sécuriser un document avant diffusion en appliquant une grille de vérification (fiabilité, RGPD/données personnelles, conformité, droits, accessibilité, sobriété documentaire) et en assurant la traçabilité des corrections.
Contrôler, corriger et sécuriser un document avant diffusion en appliquant une grille de vérification (fiabilité, RGPD/données personnelles, conformité, droits, accessibilité, sobriété documentaire) et en assurant la traçabilité des corrections.
Industrialiser la production documentaire en construisant un kit réutilisable (modèles, bibliothèque de prompts, règles de style/diffusion, checklists) et en définissant un flux de traitement (collecte → structuration → rédaction → contrôle → validation → diffusion) garantissant reproductibilité et cohérence.
Industrialiser la production documentaire en construisant un kit réutilisable (modèles, bibliothèque de prompts, règles de style/diffusion, checklists) et en définissant un flux de traitement (collecte → structuration → rédaction → contrôle → validation → diffusion) garantissant reproductibilité et cohérence.

Public

Professionnels des fonctions support produisant ou diffusant des documents : assistant(e)s, secrétaires, gestionnaires, coordinateurs, office managers, managers de proximité.
Public en poste souhaitant certifier ses compétences en documentation assistée par IA.

Prérequis

Maîtrise de base des outils bureautiques (traitement de texte, e-mail, fichiers)
Capacité à rédiger un document professionnel simple.
Aucune compétence technique ou informatique avancée n’est requise.

Contenu de la formation

Cadrer une production documentaire (C1)

Identifier les documents produits et les points de friction
Sélectionner des cas d’usage pertinents
Élaborer un brief structuré

Générer un document avec des prompts efficaces (C2)

Structurer une requête IA
Produire et itérer un document professionnel

Standardiser les productions (C2/C5)

Créer un modèle réutilisable
Organiser un processus de diffusion

Transformer l’information brute (C3)

Résumer, extraire et planifier à partir d’un corpus
Générer des livrables structurés

Sécuriser et compiler le pack final (C4/C5)

Appliquer une grille de contrôle complète
Finaliser et présenter le pack documentaire IA sécurisé

Equipe pédagogique

L’équipe pédagogique est composée de formateurs spécialisés en usages professionnels de l’IA générative appliqués aux fonctions support (administratif, gestion, communication), disposant d’une expérience opérationnelle en production documentaire, organisation du travail et amélioration de processus. Elle s’appuie sur une maîtrise des outils d’IA générative et des environnements bureautiques/collaboratifs, ainsi que sur des pratiques de sécurisation avant diffusion (relecture critique, confidentialité, protection des données, conformité, droits d’auteur). L’accompagnement est assuré tout au long du parcours par des apports méthodologiques, des mises en situation et des retours individualisés, avec une évaluation critériée alignée sur les compétences C1 à C5. Un référent est identifié pour la coordination pédagogique et la qualité, ainsi qu’un référent handicap permettant l’analyse des besoins et la mise en place d’aménagements (supports adaptés, modalités et temps d’évaluation ajustés) afin de garantir l’accessibilité du parcours.

Référent pédagogique et technique
Haciba, responsable pédagogique, est à votre disposition pour toute question relative au contenu, aux objectifs ou à l’organisation de la formation. Vous pouvez la joindre par téléphone au 01 53 90 15 20 ou par mail : esic(@)esic-online.com. Nous encourageons les apprenants à prendre contact pour toute précision ou pour discuter d’éventuels besoins spécifiques liés à leur parcours.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

Dispositions spécifiques à cette formation

Feuille d’émargement (présentiel) ou relevé de connexions (distanciel)
Positionnement initial (questionnaire et/ou exercice court) et adaptation du parcours si nécessaire
Exercices d’application progressifs et productions intermédiaires évaluées (brief, prompts, documents, synthèses)
Corrections guidées et retours formalisés du formateur (critères, axes d’amélioration, points de vigilance)
Évaluation continue par grille critériée alignée sur les compétences C1 à C5
Évaluation finale : réalisation du pack documentaire IA sécurisé (dossier écrit) et soutenance (présentation + Q/R) selon les modalités définies
Questionnaire d’évaluation “à chaud” (satisfaction, atteinte des objectifs, utilité perçue)
Certificat de réalisation et, le cas échéant, procès-verbal/notification de décision de certification
Suivi à froid : mesure de transfert en situation de travail et recueil d’indicateurs (gains, qualité, incidents évités)

Dispositions relatives à l’ensemble des formations

Nous mettons en place un suivi rigoureux et une évaluation complète des résultats pour garantir la qualité et l’efficacité de nos formations.

Avant la formation:
- Entretien individuel ou questionnaire de positionnement: Permet d’analyser les besoins spécifiques des participants et d’ajuster les contenus pédagogiques en conséquence.
Pendant la formation:
- Exercices pratiques et mises en situation: Ces activités sont intégrées tout au long de la formation pour valider les acquis en temps réel.
- Feuilles de présence: Chaque participant émarge une feuille de présence par demi-journée, également signée par le formateur, assurant le suivi administratif.
Après la formation:
- Questionnaire de satisfaction à chaud: Administré immédiatement après la formation pour recueillir un retour sur la qualité des contenus et de l’animation.
- Questionnaire de satisfaction à froid: Envoyé trois mois après la formation pour évaluer l’impact réel sur les pratiques professionnelles.
- Questionnaire d’auto-évaluation possible: Permet aux participants de mesurer leurs progrès à l’issue de la formation.
- Certification(optionnelle) : Passage de la certification en conditions d’examen ou via télésurveillance, selon le dispositif retenu.
- Certificat de réalisation: Remis à l’issue de la formation, attestant de la participation effective des apprenants.

Nous veillons à accompagner les participants avant, pendant et après la formation pour maximiser leur progression et mesurer les retombées concrètes dans leur environnement professionnel.

Ressources techniques et pédagogiques

Support de cours (diaporama et/ou livret apprenant) au format numérique
Fiches mémo : principes de prompting, bonnes pratiques de structuration, règles de rédaction professionnelle
Modèles de documents (gabarits) : e-mail, courrier, note, compte rendu, procédure, convocation
Bibliothèque de prompts (par cas d’usage) + canevas de brief (C1)
Corpus d’exercices : scénarios administratifs, jeux de données anonymisées, exemples “avant/après”
Grille de contrôle C4 (fiabilité, RGPD/données, conformité, droits, accessibilité, sobriété) + checklist de diffusion
Modèle de journal de traçabilité (prompts, versions, décisions, corrections)
Kit C5 à compléter : règles de style/diffusion, nommage/versioning, schéma de flux (collecte → … → diffusion)
Accès aux outils (selon modalités) : suite bureautique, environnement collaboratif, IA générative (ou équivalents)
Bibliographie / webographie : RGPD, AI Act, guides accessibilité numérique, bonnes pratiques d’éco-conception des contenus

Accessibilité

Nous accordons une attention particulière à l’accueil des personnes en situation de handicap. Si vous êtes concerné(e) et souhaitez suivre cette formation, nous vous invitons à nous contacter dès que possible. Ensemble, nous étudierons vos besoins spécifiques et mettrons en place les adaptations nécessaires pour garantir votre accès à la formation dans les meilleures conditions.

Délai d'accès

L’inscription à cette formation est possible dans un délai de 2 semaines avant le début de la session. Ce délai permet de finaliser les démarches administratives, de confirmer la prise en charge éventuelle des frais de formation et d’assurer une préparation optimale des participants.

Pour toute demande spécifique ou situation particulière, nous vous invitons à nous contacter afin d’étudier ensemble les possibilités d’adaptation.

Prérequis technique

Pour suivre cette formation dans de bonnes conditions, les moyens techniques suivants sont requis :

En présentiel:
- Tableau blanc ou paperboard, et un vidéoprojecteur pour les présentations.
- Outils pour le partage de documents avec les formateurs et autres participants.
À distance:
- Un logiciel de visioconférencecompatible (Teams, Zoom ou équivalent) pour participer aux sessions en ligne.
- Possibilité de partage d’écran entre le formateur et les participants.
- Accès à une plateforme pour le partage des documents pédagogiques et supports de formation.
- Connexion internet haut débit pour garantir une expérience fluide et interactive.

Nous vous recommandons de vérifier la disponibilité et la fonctionnalité de ces moyens techniques avant le début de la formation. En cas de difficulté, n’hésitez pas à nous contacter pour trouver une solution adaptée.