FORMATION CERTIFIANTE

Optimiser l’efficacité administrative et le support opérationnel avec l’Intelligence Artificielle

Cette formation permet d’utiliser l’intelligence artificielle pour optimiser les tâches administratives, automatiser la gestion de l’information et améliorer la réactivité opérationnelle. Les participants apprennent à produire des rapports, synthèses et comptes rendus assistés par IA, à gérer agendas et flux de communication, et à appliquer une démarche responsable, sécurisée et accessible des usages IA.

Objectifs de la formation

C1 : Identifier les tâches récurrentes et processus administratifs pouvant être optimisés grâce à l’IA.
C1 : Identifier les tâches récurrentes et processus administratifs pouvant être optimisés grâce à l’IA.
C2 : Produire des rapports, analyses et synthèses via des outils IA générative et transcription automatique.
C2 : Produire des rapports, analyses et synthèses via des outils IA générative et transcription automatique.
C3 : Exploiter l’IA pour optimiser la planification et la gestion d’agendas complexes.
C3 : Exploiter l’IA pour optimiser la planification et la gestion d’agendas complexes.
C4 : Automatiser la gestion de l’information et des communications (tri, priorisation, réponses assistées).
C4 : Automatiser la gestion de l’information et des communications (tri, priorisation, réponses assistées).
C5 : Mettre en œuvre une utilisation responsable de l’IA : vérification, accessibilité, sécurité, RGPD.
C5 : Mettre en œuvre une utilisation responsable de l’IA : vérification, accessibilité, sécurité, RGPD.

Public

Professionnels des fonctions administratives et support souhaitant optimiser leurs tâches récurrentes : assistants, office managers, secrétaires, gestionnaires administratifs, chargés d’accueil, back-office, responsables de service, collaborateurs impliqués dans la communication professionnelle ou la production documentaire.

Prérequis

Maîtrise de l’outil informatique.
Occuper une fonction impliquant des tâches administratives ou de gestion de l’information.
Aucun prérequis technique en IA n’est exigé.

Contenu de la formation

Module 1 – Introduction à l’IA et usages administratifs (3 heures)

Comprendre les apports de l’IA dans les tâches administratives.
IA générative, transcription automatique, automatisation : principes et usages.
Limites, risques, RGPD, IA Act et bonnes pratiques.
Panorama des outils adaptés aux fonctions support.

Module 2 – Analyse des tâches récurrentes et identification des opportunités IA (4 heures)

Analyse des workflows administratifs.
Identification des tâches répétitives, chronophages ou à faible valeur ajoutée.
Analyse coût/gain, critères de priorisation.
Atelier : diagnostic sur les processus du participant.

Module 3 – Génération de rapports, synthèses et comptes rendus avec l’IA (4 heures)

Création de rapports, synthèses, comptes rendus, documents administratifs assistés par IA.
Utilisation d’outils IA générative et transcription audio → texte.
Construction de prompts structurés, contextualisés et reproductibles.
Atelier : produire un rapport professionnel complet.

Module 4 – Optimisation des agendas, planning et coordination avec l’IA (3 heures)

Automatisation de la planification et gestion des contraintes.
Priorisation, classification, synchronisation des données d’agenda.
Utilisation d’IA pour organiser réunions, rendez-vous, deadlines.
Atelier : scénarios de planification IA.

Module 5 – Automatisation de la gestion de l’information et des communications (4 heures)

Tri automatique d’e-mails, détection de priorités, classification intelligente.
Rédaction assistée (réponses professionnelles, messages internes).
Automatisations simples (règles IA, workflows, formulaires IA).
Atelier : optimiser une boîte mail et un flux d’information.

Module 6 – IA responsable : qualité, sécurité, accessibilité et conformité (3 heures)

Vérification et ajustement des contenus IA.
Accessibilité numérique (textes alternatifs, lisibilité, adaptation handicap).
Confidentialité, RGPD, gestion des risques.
Atelier : audit qualité de productions IA.

Equipe pédagogique

Formateurs experts en IA appliquée aux tâches administratives, automatisation et productivité, encadrés par un référent pédagogique spécialisé en ingénierie de formation et qualité.

Référent pédagogique et technique
Haciba, responsable pédagogique, est à votre disposition pour toute question relative au contenu, aux objectifs ou à l’organisation de la formation. Vous pouvez la joindre par téléphone au 01 53 90 15 20 ou par mail : esic(@)esic-online.com. Nous encourageons les apprenants à prendre contact pour toute précision ou pour discuter d’éventuels besoins spécifiques liés à leur parcours.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

Dispositions spécifiques à cette formation

Suivi – Feuilles d’émargement (présentiel & distanciel). – Vérification participation active aux exercices. – Suivi des productions intermédiaires (synthèses, automatisations, rapports).
Évaluation finale (certification) – Production de livrables IA : rapports, comptes rendus, synthèses, planifications. – Démonstration d’automatisations simples appliquées au contexte métier. – Présentation orale devant jury avec justification des choix (prompts, réglages, méthodes). – Questionnement visant à valider C1 → C5.

Dispositions relatives à l’ensemble des formations

Nous mettons en place un suivi rigoureux et une évaluation complète des résultats pour garantir la qualité et l’efficacité de nos formations.

Avant la formation:
- Entretien individuel ou questionnaire de positionnement: Permet d’analyser les besoins spécifiques des participants et d’ajuster les contenus pédagogiques en conséquence.
Pendant la formation:
- Exercices pratiques et mises en situation: Ces activités sont intégrées tout au long de la formation pour valider les acquis en temps réel.
- Feuilles de présence: Chaque participant émarge une feuille de présence par demi-journée, également signée par le formateur, assurant le suivi administratif.
Après la formation:
- Questionnaire de satisfaction à chaud: Administré immédiatement après la formation pour recueillir un retour sur la qualité des contenus et de l’animation.
- Questionnaire de satisfaction à froid: Envoyé trois mois après la formation pour évaluer l’impact réel sur les pratiques professionnelles.
- Questionnaire d’auto-évaluation possible: Permet aux participants de mesurer leurs progrès à l’issue de la formation.
- Certification(optionnelle) : Passage de la certification en conditions d’examen ou via télésurveillance, selon le dispositif retenu.
- Certificat de réalisation: Remis à l’issue de la formation, attestant de la participation effective des apprenants.

Nous veillons à accompagner les participants avant, pendant et après la formation pour maximiser leur progression et mesurer les retombées concrètes dans leur environnement professionnel.

Ressources techniques et pédagogiques

Méthodes pédagogiques – Ateliers pratiques sur outils IA. – Études de cas issus d’environnements administratifs. – Exercices guidés de rédaction, planification, automatisation. – Travaux individuels contextualisés au métier du participant. – Séances interactives (démonstrations, échanges, analyses de pratiques).
Ressources pédagogiques – Fiches pratiques IA. – Modèles de prompts administratifs. – Exemples de workflows IA. – Guides de conformité et accessibilité. – Supports PDF, vidéos, tutoriels. – Accès CASTOR pour ressources complémentaires.

Accessibilité

Nous accordons une attention particulière à l’accueil des personnes en situation de handicap. Si vous êtes concerné(e) et souhaitez suivre cette formation, nous vous invitons à nous contacter dès que possible. Ensemble, nous étudierons vos besoins spécifiques et mettrons en place les adaptations nécessaires pour garantir votre accès à la formation dans les meilleures conditions.

Délai d'accès

L’inscription à cette formation est possible dans un délai de 2 semaines avant le début de la session. Ce délai permet de finaliser les démarches administratives, de confirmer la prise en charge éventuelle des frais de formation et d’assurer une préparation optimale des participants.

Pour toute demande spécifique ou situation particulière, nous vous invitons à nous contacter afin d’étudier ensemble les possibilités d’adaptation.

Prérequis technique

Pour suivre cette formation dans de bonnes conditions, les moyens techniques suivants sont requis :

En présentiel:
- Tableau blanc ou paperboard, et un vidéoprojecteur pour les présentations.
- Outils pour le partage de documents avec les formateurs et autres participants.
À distance:
- Un logiciel de visioconférencecompatible (Teams, Zoom ou équivalent) pour participer aux sessions en ligne.
- Possibilité de partage d’écran entre le formateur et les participants.
- Accès à une plateforme pour le partage des documents pédagogiques et supports de formation.
- Connexion internet haut débit pour garantir une expérience fluide et interactive.

Nous vous recommandons de vérifier la disponibilité et la fonctionnalité de ces moyens techniques avant le début de la formation. En cas de difficulté, n’hésitez pas à nous contacter pour trouver une solution adaptée.